Quy trình lấy container rỗng tại cảng: 5 bước chi tiết & lưu ý

Đối với doanh nghiệp xuất khẩu, việc lấy container rỗng là bước quan trọng trước khi đóng hàng và vận chuyển ra cảng. Nếu không nắm rõ quy trình hoặc chuẩn bị thiếu chứng từ, doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian xử lý, phát sinh chi phí lưu bãi hoặc ảnh hưởng đến lịch tàu. Trong bài viết này, SG Sagawa Vietnam sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình lấy container rỗng tại cảng, các loại chứng từ cần chuẩn bị, chi phí liên quan và những lưu ý giúp quá trình nhận container diễn ra thuận lợi.

1. Container rỗng là gì và được lấy ở đâu? Vì sao cần lấy container rỗng đúng chuẩn?

Container rỗng (Empty Container) là container được hãng tàu hoặc đơn vị quản lý container cấp cho doanh nghiệp để đóng hàng trước khi vận chuyển đến cảng xuất khẩu. Loại container được cấp sẽ phụ thuộc vào booking, loại hàng hóa và yêu cầu vận chuyển như container khô (Dry Container), container lạnh (Reefer Container), Open Top hoặc Flat Rack.

Trong thực tế, container rỗng không phải lúc nào cũng được lấy tại cảng. Tùy theo quy định của từng hãng tàu và tình trạng khai thác, doanh nghiệp có thể nhận container tại: Depot (bãi container) do hãng tàu chỉ định, ICD (cảng cạn) hoặc khu vực lưu container trong cảng biển. Thông tin về địa điểm nhận container thường được thể hiện trên lệnh cấp container rỗng hoặc thông báo từ hãng tàu.

Container rỗng được cấp cho doanh nghiệp tại depot hoặc ICD trước khi vận chuyển hàng xuất khẩu. 

Xem thêm: Hàng rời là gì? Quy trình vận chuyển hàng rời bằng đường biển 

Việc nhận đúng container ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ kế hoạch xuất khẩu. Nếu container không đúng loại, không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật hoặc phát hiện hư hỏng sau khi đã đưa về kho, doanh nghiệp có thể phải đổi container, điều xe nhiều lần hoặc điều chỉnh lịch đóng hàng. Những phát sinh này không chỉ làm tăng chi phí vận hành mà còn ảnh hưởng đến thời gian giao container vào cảng và lịch tàu đã đặt.

2. Điều kiện & chứng từ cần chuẩn bị trước khi lấy container rỗng

Trước khi điều xe đến cảng hoặc depot để nhận container rỗng, doanh nghiệp cần hoàn tất các yêu cầu của hãng tàu hoặc đơn vị khai thác và chuẩn bị đầy đủ thông tin, chứng từ cần thiết. Tùy theo quy định của từng hãng tàu, cảng hoặc depot, các yêu cầu có thể khác nhau, nhưng thông thường bao gồm:

• Booking đã được xác nhận bởi hãng tàu.
• Lệnh cấp container rỗng (Empty Container Release Order – ECRO) đã được phát hành.
• Các khoản phí liên quan đã được thanh toán theo quy định (nếu có).
• Xe đầu kéo và tài xế đáp ứng các yêu cầu ra vào cảng hoặc depot.
• Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền (nếu được yêu cầu).
• Giấy tờ tùy thân của tài xế.
• Giấy tờ phương tiện vận chuyển theo quy định.
• Chứng từ xác nhận thanh toán các khoản phí liên quan (nếu có).
• Thời gian lấy container vẫn nằm trong thời hạn hiệu lực của booking hoặc ECRO.

Nếu cảng hoặc depot áp dụng hệ thống E-port, doanh nghiệp cần hoàn tất việc đăng ký thông tin phương tiện và tài xế trên hệ thống trước khi xe vào bãi. Quy trình đăng ký cụ thể có thể khác nhau tùy theo hệ thống và quy định của từng cảng hoặc depot.

Doanh nghiệp nhận container rỗng tại depot theo quy định của hãng tàu.

Xem thêm: Thông tin tổng quan về dịch vụ vận tải đường biển quốc tế 

3. Quy trình lấy container rỗng tại cảng chi tiết

Quy trình lấy container rỗng tại cảng thường bắt đầu sau khi doanh nghiệp hoàn tất việc đặt chỗ với hãng tàu và kết thúc khi container được đưa ra khỏi cảng hoặc depot để vận chuyển đến địa điểm đóng hàng. Tùy từng hãng tàu hoặc cảng khai thác, một số thao tác có thể khác nhau, nhưng nhìn chung sẽ gồm các bước sau. 

3.1. Nhận booking và duyệt lệnh cấp container rỗng

Sau khi booking được hãng tàu xác nhận, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin về loại container, số lượng container, địa điểm nhận và thời gian được phép lấy container. Căn cứ vào booking, hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu sẽ phát hành lệnh cấp container rỗng (Empty Container Release Order).

Trước khi điều xe đến nhận container, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các thông tin trên lệnh cấp, bao gồm:

• Địa điểm lấy container (cảng, depot hoặc ICD).
• Loại và kích thước container.
• Thời gian được phép lấy container.
• Các yêu cầu hoặc hướng dẫn đặc biệt của hãng tàu (nếu có).

Doanh nghiệp kiểm tra lệnh cấp container rỗng để chuẩn bị kế hoạch lấy container.

Xem thêm: Kiểm hóa là gì? Quy trình kiểm hóa trong xuất nhập khẩu 

3.2. Đóng phí nâng hạ, phí cược vỏ (nếu có)

Trước khi container được cấp, doanh nghiệp cần hoàn thành các khoản phí theo yêu cầu của hãng tàu hoặc đơn vị khai thác cảng, depot. Tùy từng trường hợp, các khoản phí có thể được thanh toán trực tiếp tại quầy giao dịch hoặc thông qua hệ thống trực tuyến. Sau khi thanh toán thành công, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các bước nhận container. Do chính sách thu phí có thể khác nhau giữa các hãng tàu và cảng biển, doanh nghiệp nên kiểm tra trước các khoản phí cần thanh toán nhằm tránh mất thời gian xử lý tại hiện trường.

3.3. Đăng ký, điều xe vào bãi/ depot lấy container

Tùy quy định của từng cảng hoặc depot, doanh nghiệp có thể phải đăng ký phương tiện thông qua hệ thống cảng điện tử (E-port) trước khi xe vào bãi. Hệ thống này cho phép khai báo thông tin phương tiện, tài xế, tra cứu lệnh và thực hiện một số giao dịch trực tuyến, giúp rút ngắn thời gian làm thủ tục khi nhận container.

Sau khi thông tin phương tiện được xác nhận, xe đầu kéo sẽ di chuyển đến đúng vị trí được chỉ định để nhận container. Trong quá trình này, tài xế cần tuân thủ hướng dẫn điều phối của cảng hoặc depot, đồng thời di chuyển đúng tuyến đường và khu vực được phân công để đảm bảo an toàn và không ảnh hưởng đến hoạt động khai thác chung.

3.4. Kiểm tra chất lượng vỏ container trước khi nhận

Trước khi container được đưa ra khỏi bãi, doanh nghiệp hoặc tài xế cần kiểm tra tình trạng thực tế của container để đảm bảo đáp ứng yêu cầu đóng hàng.

Một số hạng mục nên được kiểm tra gồm:

• Thành, sàn và nóc container không bị thủng, nứt hoặc biến dạng nghiêm trọng.
• Cửa container đóng mở bình thường và khóa hoạt động tốt.
• Gioăng cửa còn nguyên vẹn, đảm bảo khả năng chống nước.
• Container sạch, không có  mùi lạ, nước đọng hoặc tạp chất bên trong.
• Số container trên thực tế trùng khớp với thông tin trên chứng từ.

Đối với container lạnh (Reefer Container), doanh nghiệp nên kiểm tra thêm tình trạng hoạt động của máy lạnh, nhiệt độ cài đặt và các yêu cầu kỹ thuật khác theo hướng dẫn của hãng tàu.

Kiểm tra tình trạng container rỗng trước khi nhận nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa.

3.5. Nhận phiếu EIR và làm thủ tục ra cổng (Gate Out)

Sau khi hoàn tất việc nhận container, đơn vị khai thác sẽ phát hành phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt). Đây là chứng từ ghi nhận việc bàn giao container giữa các bên và thể hiện tình trạng container tại thời điểm nhận.

Doanh nghiệp nên đối chiếu lại các thông tin trên phiếu EIR như:

• Số container.
• Loại container.
• Tình trạng container.
• Thời gian nhận.
• Địa điểm giao nhận.

Sau khi hoàn tất thủ tục tại cổng (Gate Out), container được phép rời cảng hoặc depot để vận chuyển đến địa điểm đóng hàng theo kế hoạch.

Từ thời điểm này, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thời gian sử dụng container nhằm bảo đảm đóng hàng và đưa container trở lại cảng đúng lịch cắt máng (Closing Time) hoặc thời gian quy định của hãng tàu, tránh phát sinh chi phí lưu container hoặc ảnh hưởng đến chuyến tàu xuất khẩu.

4. Các loại phí liên quan khi lấy container rỗng

Trong quá trình lấy container rỗng, doanh nghiệp có thể phát sinh một số khoản phí tùy theo quy định của hãng tàu, cảng hoặc depot. Mức phí không cố định mà có thể thay đổi theo loại container, địa điểm nhận container, chính sách của hãng tàu cũng như thời điểm khai thác.

• Phí nâng hạ container

Đây là khoản phí phục vụ hoạt động nâng container lên hoặc hạ container xuống phương tiện vận chuyển bằng thiết bị chuyên dụng tại cảng hoặc depot.

• Phí cược container (nếu có)

Một số hãng tàu yêu cầu doanh nghiệp đặt cọc khi nhận container nhằm đảm bảo container được sử dụng và hoàn trả đúng quy định. Khoản tiền này thường được hoàn lại sau khi doanh nghiệp trả container và hoàn tất các nghĩa vụ liên quan.

• Phí sử dụng hệ thống điện tử

Tại một số cảng hoặc depot, doanh nghiệp có thể phải thanh toán phí sử dụng hệ thống E-port hoặc các nền tảng điện tử phục vụ việc đăng ký và xử lý giao dịch trực tuyến.

• Phí lưu container

Nếu doanh nghiệp giữ container vượt quá thời gian miễn lưu (Free Time) do hãng tàu quy định, phí lưu container có thể phát sinh. Mức phí thường được tính theo số ngày vượt thời hạn và chính sách của từng hãng tàu.

• Các khoản phí khác

Tùy theo từng lô hàng hoặc yêu cầu khai thác, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm một số khoản phí khác như phí vệ sinh container, phí sửa chữa container (nếu có hư hỏng do quá trình sử dụng) hoặc các khoản phụ phí theo quy định của hãng tàu và đơn vị khai thác.

Container rỗng được vệ sinh trước khi bàn giao cho doanh nghiệp theo yêu cầu khai thác.

Xem thêm: Tìm hiểu về chi phí vận tải đường biển hiện nay 

5. Rủi ro thường gặp và lưu ý khi lấy container rỗng

Việc lấy container rỗng tưởng chừng đơn giản nhưng vẫn có thể phát sinh nhiều vấn đề nếu doanh nghiệp chưa chuẩn bị kỹ hoặc chưa nắm rõ quy trình. Chủ động nhận diện các rủi ro dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế ảnh hưởng đến kế hoạch xuất khẩu.

• Nhận container không đáp ứng yêu cầu

Container có thể gặp các vấn đề như móp méo, thủng, cửa đóng không kín hoặc không phù hợp với loại hàng hóa cần vận chuyển. Nếu chỉ phát hiện sau khi đã đưa container về kho, doanh nghiệp sẽ mất thêm thời gian đổi container và có thể ảnh hưởng đến lịch đóng hàng.

Cách hạn chế: Kiểm tra tình trạng container ngay tại thời điểm nhận và thông báo cho cảng hoặc depot nếu phát hiện bất thường.

Container rỗng bị móp méo, không đáp ứng yêu cầu đóng hàng xuất khẩu.

Xem thêm: Các phương thức vận chuyển hàng hóa quốc tế phổ biến 

• Chậm tiến độ lấy container

Việc nhận container muộn hơn kế hoạch có thể làm chậm quá trình đóng hàng, ảnh hưởng đến thời gian đưa container vào cảng và nguy cơ lỡ chuyến tàu đã đặt.

Cách hạn chế: Chủ động theo dõi lịch tàu, thời gian cắt máng (Closing Time) và sắp xếp phương tiện nhận container phù hợp với kế hoạch xuất khẩu.

• Phát sinh chi phí ngoài dự kiến

Một số khoản phí có thể phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng container vượt thời gian miễn lưu hoặc phải đổi container do không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.

Cách hạn chế: Trao đổi trước với hãng tàu về các khoản phí có thể phát sinh và quản lý chặt chẽ thời gian sử dụng container.

• Sai lệch thông tin trên chứng từ

Thông tin về số container, loại container hoặc địa điểm giao nhận nếu không được kiểm tra kỹ có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh hồ sơ hoặc xử lý lại thủ tục.

Cách hạn chế: Đối chiếu đầy đủ thông tin trên booking, lệnh cấp container và phiếu EIR trước khi hoàn tất quá trình nhận container.

• Phối hợp chưa đồng bộ giữa các bên

Trong một số trường hợp, việc trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp, hãng tàu, đơn vị vận tải và cảng hoặc depot chưa thống nhất có thể làm kéo dài thời gian xử lý hoặc phát sinh các công việc ngoài kế hoạch.

Cách hạn chế: Duy trì trao đổi thường xuyên với các bên liên quan và cập nhật kịp thời khi có thay đổi về lịch tàu, địa điểm nhận container hoặc yêu cầu từ hãng tàu.

Hiểu rõ quy trình lấy container rỗng tại cảng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc chuẩn bị chứng từ, bố trí phương tiện và kiểm soát tiến độ xuất khẩu. Mặc dù quy trình không quá phức tạp, doanh nghiệp vẫn cần phối hợp chặt chẽ với hãng tàu, đơn vị vận tải và cảng hoặc depot để hạn chế các phát sinh về thời gian, chi phí và thủ tục.

Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về quy trình xuất khẩu hoặc các giải pháp logistics trọn gói, SG Sagawa Vietnam sẵn sàng đồng hành với đội ngũ giàu kinh nghiệm và mạng lưới vận chuyển trong nước, quốc tế.

• Email: contact@sgh-global.com
• Hotline: 1900545596
• Website: https://www.sagawa-vtm.com.vn/
• Facebook: https://www.facebook.com/SagawaVietnam

Có thể bạn quan tâm: 

• Thuê xe tải chở hàng: Những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần biết
• Dịch vụ chuyển kho xưởng trọn gói: Quy trình, báo giá A-Z
• Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói cho doanh nghiệp từ A-Z