Gửi hàng đi Nhật Bản: Thủ tục, thời gian, cước phí

Năm 2025, kim ngạch thương mại giữa Việt Nam và Nhật Bản lần đầu tiên vượt mốc 50 tỷ USD, trong đó kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam sang Nhật Bản đạt 26,8 tỷ USD với các nhóm hàng chủ lực như dệt may, linh kiện ô tô, thủy sản, gỗ và cà phê. Cùng với sự gia tăng của lưu lượng hàng hóa trên tuyến Việt Nam – Nhật Bản, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với nhiều thách thức như tuân thủ các quy định nhập khẩu của Nhật Bản, lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp cho từng loại hàng hóa, đồng thời theo dõi và quản lý lô hàng hiệu quả trong suốt quá trình vận chuyển. 

Với kinh nghiệm nhiều năm chuyên tuyến Việt Nam - Nhật Bản, SG Sagawa Vietnam cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế cùng giải pháp tư vấn thủ tục, chứng từ và thông quan. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu các phương thức gửi hàng đi Nhật, những mặt hàng được phép vận chuyển, thủ tục cần chuẩn bị, các yếu tố ảnh hưởng đến cước phí và quy trình gửi hàng.

1. Nhu cầu gửi hàng đi Nhật Bản từ Việt Nam

Gửi hàng đi Nhật ngày càng trở thành nhu cầu phổ biến của cả cá nhân và doanh nghiệp nhờ mối quan hệ thương mại chặt chẽ giữa Việt Nam và Nhật Bản. Bên cạnh các doanh nghiệp xuất khẩu, nhiều cá nhân cũng thường xuyên gửi quà, thực phẩm, hàng tiêu dùng hoặc hồ sơ cho người thân, du học sinh và đối tác đang sinh sống, làm việc tại Nhật Bản.

Nhu cầu gửi hàng đi Nhật Bản từ Việt Nam ngày càng tăng của cá nhân và doanh nghiệp 

Xem thêm: Những hình thức gửi hàng đi nước ngoài phổ biến hiện nay 

2. Các phương thức gửi hàng đi Nhật Bản phổ biến

Hiện nay, gửi hàng đi Nhật có ba phương thức phổ biến gồm chuyển phát nhanh quốc tế, vận tải hàng không và vận tải đường biển. Mỗi phương thức phù hợp với loại hàng hóa, ngân sách và thời gian giao nhận khác nhau.

2.1. Chuyển phát nhanh quốc tế (express)

Chuyển phát nhanh quốc tế là lựa chọn phù hợp đối với các lô hàng nhỏ, chứng từ hoặc hàng hóa cần giao gấp. Thời gian vận chuyển thường chỉ từ vài ngày làm việc, giúp người gửi đáp ứng các yêu cầu về tiến độ. Ưu điểm nổi bật của hình thức này là tốc độ nhanh và quy trình đơn giản. Tuy nhiên, chi phí thường cao hơn so với các phương thức vận chuyển khác.

Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế gửi hàng đi Nhật Bản cho chứng từ và hàng hóa cần giao gấp 

Xem thêm: Chuyển phát nhanh (CPN) là gì? Tầm quan trọng của CPN trong chuyển phát hàng hóa 

2.2. Vận chuyển đường hàng không (air freight)

Vận chuyển đường hàng không là lựa chọn tối ưu đối với các lô hàng có giá trị cao hoặc cần giao trong thời gian ngắn. Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi xuất khẩu hàng hóa sang Nhật Bản nhờ thời gian vận chuyển nhanh và khả năng đáp ứng tốt các yêu cầu về tiến độ. So với chuyển phát nhanh quốc tế, vận tải hàng không thường phù hợp với khối lượng hàng lớn hơn và giúp tối ưu chi phí đối với hàng thương mại.

2.3. Vận chuyển đường biển (ocean freight)

Vận chuyển đường biển là giải pháp tiết kiệm chi phí đối với các lô hàng có khối lượng lớn hoặc không yêu cầu thời gian giao nhận gấp. Với khả năng vận chuyển đa dạng mặt hàng trên các tuyến quốc tế, đây là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu muốn cân bằng giữa chi phí và thời gian vận chuyển.

Các hình thức phổ biến gồm:

• FCL (Full Container Load): Vận chuyển nguyên container.
• LCL (Less than Container Load): Ghép hàng lẻ trong container.

Hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển theo hình thức nguyên container (FCL) và ghép hàng (LCL)

Xem thêm: FCL và LCL là gì trong Logistics? Phân biệt giữa FCL và LCL 

Mặc dù thời gian vận chuyển dài hơn so với đường hàng không, đường biển vẫn là lựa chọn phổ biến đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhờ khả năng vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn với chi phí cạnh tranh.

3. Các mặt hàng được phép và hạn chế/ cấm gửi đi Nhật Bản

Tùy theo đặc tính của từng mặt hàng, người gửi có thể cần chuẩn bị thêm chứng từ, giấy phép hoặc đáp ứng các yêu cầu về kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành theo quy định hiện hành.

Các mặt hàng thường được vận chuyển sang Nhật Bản:

• Quần áo, giày dép và phụ kiện.
• Hàng gia dụng thông thường.
• Máy móc, thiết bị và phụ tùng.
• Hàng mẫu thương mại, tài liệu, catalogue.
• Đồ dùng văn phòng, quà tặng, phụ kiện trang trí.
• Và các sản phẩm khác phù hợp theo quy định

Lưu ý: Một số nhóm hàng đặc thù như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, sản phẩm có nguồn gốc động thực vật, hoặc thiết bị có pin/nguồn năng lượng đi kèm có thể thuộc diện quản lý riêng, cần thêm thủ tục hoặc giấy phép trước khi gửi. Với các mặt hàng này, khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp để được tư vấn chi tiết theo từng trường hợp cụ thể.

Các mặt hàng hạn chế hoặc cấm gửi:

• Ma túy và các chất bị cấm.
• Vũ khí, chất nổ và vật phẩm nguy hiểm.
• Hàng giả, hàng nhái, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
• Hóa chất thuộc danh mục cấm.
• Động vật sống và một số mặt hàng thuộc diện kiểm dịch, kiểm soát đặc biệt.
• Các mặt hàng khác thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế vận chuyển theo quy định của pháp luật Việt Nam và Nhật Bản.

Lưu ý: Quy định nhập khẩu của Nhật Bản có thể thay đổi theo từng thời điểm và từng nhóm hàng cụ thể. Đối với các mặt hàng đặc biệt hoặc chưa rõ điều kiện vận chuyển, khách hàng vui lòng liên hệ đơn vị vận chuyển để được kiểm tra và tư vấn hồ sơ phù hợp trước khi gửi hàng.

Xem thêm: Các phương thức vận tải hàng hóa quốc tế phổ biến 

4. Thủ tục và chứng từ cần chuẩn bị khi gửi hàng đi Nhật

Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ giúp quá trình gửi hàng đi Nhật và thông quan diễn ra thuận lợi, hạn chế phát sinh chi phí hoặc chậm trễ. Tùy theo loại hàng hóa và mục đích gửi (cá nhân hoặc thương mại), hồ sơ có thể bao gồm:

• Thông tin người gửi và người nhận (họ tên, địa chỉ, số điện thoại).
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) đối với hàng thương mại.
• Phiếu đóng gói (Packing List).
• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin - C/O) nếu được yêu cầu hoặc cần hưởng ưu đãi thuế quan.
• Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành đối với một số mặt hàng đặc biệt theo quy định của Việt Nam và Nhật Bản.

Sau khi tiếp nhận hàng và hoàn tất thủ tục vận chuyển, đơn vị vận chuyển sẽ phát hành vận đơn (Bill of Lading đối với đường biển hoặc Air Waybill đối với đường hàng không) làm chứng từ xác nhận việc tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa. 

Đơn vị vận chuyển sẽ phát hành vận đơn phù hợp với phương thức vận chuyển khách hàng lựa chọn 

Tìm hiểu thêm: Thông tin tổng quan về dịch vụ vận tải đường biển quốc tế 

Đối với hàng thương mại, thông tin trên Commercial Invoice và Packing List cần thống nhất về tên hàng, số lượng, đơn giá và mã HS (nếu có). Việc khai báo chính xác giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và hạn chế phát sinh chi phí.

5. Cước phí gửi hàng đi Nhật phụ thuộc những yếu tố nào?

Cước phí gửi hàng đi Nhật không có mức giá cố định mà được tính dựa trên nhiều yếu tố như đặc điểm hàng hóa, phương thức vận chuyển và các phụ phí áp dụng tại từng thời điểm. Một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển gồm:

• Trọng lượng tính cước (trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi) và kích thước kiện hàng.
• Loại hàng hóa và tính chất của lô hàng.
• Phương thức vận chuyển (chuyển phát nhanh, đường hàng không hoặc đường biển).
• Địa điểm nhận hàng và giao hàng.
• Các phụ phí phát sinh như phụ phí nhiên liệu, phụ phí mùa cao điểm hoặc các khoản phí theo quy định của hãng vận chuyển.

Để nhận được báo giá chính xác, khách hàng nên cung cấp đầy đủ thông tin về loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng, kích thước, địa điểm nhận và giao hàng cũng như yêu cầu về thời gian vận chuyển. Dựa trên các thông tin này, đơn vị vận chuyển sẽ tư vấn phương án phù hợp và báo giá chi tiết.

Xem thêm: Tìm hiểu về chi phí vận tải đường biển hiện nay 

6. Quy trình gửi hàng đi Nhật Bản từ SG Sagawa Vietnam

SG Sagawa Vietnam áp dụng quy trình vận chuyển rõ ràng nhằm đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng quy trình, đáp ứng yêu cầu về thời gian và an toàn trong suốt quá trình vận chuyển. Quy trình gửi hàng đi Nhật Bản gồm các bước sau:

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin về hàng hóa và nhu cầu vận chuyển của khách hàng.
• Bước 2: Tư vấn phương thức vận chuyển phù hợp dựa trên loại hàng, thời gian giao nhận và ngân sách.

Tư vấn các phương thức vận chuyển dựa trên nhu cầu và các yêu cầu về hàng hóa của khách hàng

Tìm hiểu chi tiết: SG Sagawa Vietnam - Đối tác Logistics đáng tin cậy 

• Bước 3: Kiểm tra chứng từ, tư vấn hồ sơ cần chuẩn bị và các yêu cầu liên quan đến xuất nhập khẩu.
• Bước 4: Nhận hàng, kiểm tra và hỗ trợ đóng gói theo tiêu chuẩn vận chuyển (nếu khách hàng có nhu cầu).
• Bước 5: Thực hiện thủ tục hải quan và hoàn tất các chứng từ cần thiết.
• Bước 6: Vận chuyển hàng hóa đến Nhật Bản theo phương thức đã lựa chọn.
• Bước 7: Giao hàng cho người nhận và xác nhận hoàn tất đơn hàng.

7. Vì sao nên chọn SG Sagawa Vietnam để gửi hàng cho tuyến Việt Nam - Nhật Bản?

Là thành viên của SG Holdings -  một trong những tập đoàn logistics hàng đầu Nhật Bản, SG Sagawa Vietnam cung cấp giải pháp vận chuyển trọn gói từ Việt Nam đến Nhật Bản. Với hệ thống phương tiện vận tải, kho bãi và mạng lưới phân phối do SG Holdings trực tiếp vận hành tại Nhật, hàng hóa được quản lý xuyên suốt trong cùng hệ sinh thái logistics, từ khâu nhận hàng tại Việt Nam đến giao tận nơi cho người nhận.

• Cước vận chuyển cạnh tranh nhờ sản lượng hàng hóa ổn định
  Với sản lượng vận chuyển lớn trên tuyến Việt Nam -Nhật Bản, SG Sagawa Vietnam có khả năng tối ưu chi phí và mang đến mức cước cạnh tranh cho nhiều phương thức vận chuyển như chuyển phát nhanh, đường hàng không và đường biển.
• Lịch trình vận chuyển ổn định: Đối với doanh nghiệp cần chủ động kế hoạch sản xuất, nhập hàng hoặc quản lý tồn kho, tính ổn định của lịch trình vận chuyển là yếu tố quan trọng. SG Sagawa Vietnam duy trì lịch tàu và lịch bay ổn định trên tuyến Việt Nam - Nhật Bản, giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh.
• Giao hàng tận nơi tại Nhật Bản bằng mạng lưới của Sagawa: Không chỉ dừng lại ở cảng hoặc sân bay, SG Sagawa Vietnam phối hợp với mạng lưới vận chuyển của Sagawa tại Nhật Bản để giao hàng đến địa chỉ người nhận. Việc vận hành trong cùng hệ thống SG Holdings giúp hạn chế việc chuyển giao qua nhiều đơn vị, góp phần nâng cao tính đồng bộ trong quá trình vận chuyển.
• Giải pháp kho bãi và chuỗi lạnh tại Nhật Bản: SG Holdings sở hữu hệ thống kho bãi tại Nhật Bản, bao gồm kho kiểm soát nhiệt độ dành cho hàng hóa đặc thù. Doanh nghiệp có thể lưu trữ, quản lý và phân phối hàng hóa ngay tại thị trường Nhật Bản, phù hợp với các mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm hoặc hàng hóa cần bảo quản theo điều kiện nhiệt độ.
• Dịch vụ fulfillment cho thương mại điện tử: Hệ thống kho vận tự động của SG Holdings hỗ trợ các hoạt động lưu kho, lấy hàng, đóng gói và xử lý đơn hàng. Giải pháp này giúp các doanh nghiệp thương mại điện tử và nhà bán hàng xuyên biên giới từ Việt Nam nâng cao hiệu quả vận hành, đồng thời đáp ứng nhu cầu giao hàng nhanh và ổn định đến khách hàng tại Nhật Bản.

Gửi hàng đi Nhật sẽ thuận lợi hơn khi lựa chọn đúng phương thức vận chuyển và chuẩn bị đầy đủ chứng từ theo quy định. Với kinh nghiệm trên tuyến Việt Nam - Nhật Bản, SG Sagawa Vietnam cung cấp giải pháp logistics linh hoạt, hỗ trợ từ tư vấn, khai báo hải quan đến vận chuyển và giao hàng an toàn. Nếu bạn cần tư vấn phương án vận chuyển hoặc báo giá phù hợp với từng loại hàng hóa, hãy liên hệ với chúng tôi để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ nhanh chóng.

• Email: contact@sgh-global.com
• Hotline: 1900545596
• Website: https://www.sagawa-vtm.com.vn/
• Facebook: https://www.facebook.com/SagawaVietnam

Có thể bạn quan tâm: 

• Vận tải đường hàng không: Giải pháp vận tải nhanh chóng 
• Vận đơn là gì? Phân loại, công dụng và nội dung 
• Vận tải đường biển là gì? Lợi thế, rủi ro và quy trình chi tiết