Các lỗi phổ biến khi khai báo hải quan và cách khắc phục

Các lỗi trong quá trình khai báo hải quan có thể ảnh hưởng đến việc xử lý tờ khai, kéo dài thời gian thông quan và phát sinh thêm chi phí. Trong bài viết này, SG Sagawa Vietnam sẽ tổng hợp các lỗi thường gặp khi thông quan hải quan, phân tích những hệ lụy có thể xảy ra, đồng thời chia sẻ các giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu.

1. Điều gì khiến thủ tục thông quan dễ xảy ra sai sót?

Khai báo hải quan là quy trình chính thức để xin phép cơ quan hải quan của một quốc gia nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hoá qua biên giới quốc tế.

Quy trình này bao gồm việc chuẩn bị và nộp các chứng từ cần thiết, thanh toán các khoản thuế, phí hoặc thuế quan áp dụng, đồng thời đảm bảo lô hàng tuân thủ các quy định và luật thương mại của địa phương. Ngày nay, hầu hết doanh nghiệp đều thực hiện khai báo hải quan điện tử. Tuy nhiên, chỉ một sai sót nhỏ trên tờ khai thông quan cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian thông quan của lô hàng.

Khai báo hải quan là bước cung cấp thông tin hàng hóa để thực hiện thủ tục thông quan. 

Xem thêm: Dịch vụ hải quan là gì? Khi nào nên sử dụng dịch vụ này? 

Một số yếu tố khiến doanh nghiệp dễ phát sinh sai sót trong quá trình khai báo gồm:

• Quy định và chính sách thường xuyên thay đổi: Biểu thuế, quy định về hàng hóa và chính sách quản lý chuyên ngành có thể thay đổi, đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin mới nhất.
• Hàng hóa đa dạng: Mỗi nhóm hàng có đặc điểm, thành phần, công dụng và yêu cầu phân loại khác nhau. Việc xác định đúng mã HS và chính sách quản lý đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ thông tin sản phẩm.
• Chứng từ phức tạp: Thông tin trên hợp đồng, hóa đơn, packing list, vận đơn và các chứng từ liên quan cần được đối chiếu để đảm bảo thống nhất trước khi khai báo.

2. Các lỗi phổ biến khi khai báo hải quan

Bên cạnh các quy định pháp luật và hoạt động kiểm tra chuyên ngành, việc chậm trễ thông quan thường xuất phát từ những sai sót có thể phòng tránh trong quá trình khai báo. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường gặp.

2.1. Khai sai mã HS Code

Mã HS là một trong những cơ sở quan trọng để xác định thuế suất, chính sách thương mại và các yêu cầu quản lý chuyên ngành đối với hàng hóa. Việc khai sai mã HS có thể dẫn đến áp dụng sai mức thuế hoặc sai chính sách quản lý. Để khắc phục, doanh nghiệp có thể phải sửa đổi tờ khai, bổ sung chứng từ hoặc cung cấp các tài liệu giải trình về cơ sở phân loại hàng hóa.

Mã HS Code là một trong những nội dung dễ xảy ra sai sót khi khai báo hải quan.

Xem thêm: Mã HS là gì? Mục đích, chức năng và cấu trúc của mã HS 

Một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến sai mã HS gồm:

• Chưa nắm đầy đủ thông tin về hàng hóa: Chưa hiểu rõ thành phần, đặc tính, thông số kỹ thuật hoặc mục đích sử dụng của sản phẩm.
• Sử dụng lại mã HS từ lô hàng trước: Áp dụng mã HS từ các tờ khai trước đây mà không kiểm tra xem mã đó có phù hợp với thông tin của lô hàng hiện tại hay không.
• Không cập nhật biểu thuế: Bỏ sót các cập nhật mới nhất về biểu thuế, cũng như các quy định và hướng dẫn mới nhất về phân loại hàng hóa.
• Hiểu sai giữa các mã HS tương tự: Lựa chọn nhầm các phân nhóm có mô tả hoặc đặc tính gần giống nhau.

2.2. Khai sai mã loại hình

Mã loại hình của lô hàng phản ánh mục đích pháp lý, chẳng hạn như kinh doanh thương mại, gia công, sản xuất hàng xuất khẩu, tạm nhập tái xuất hoặc các mục đích khác.

Ví dụ:

• A11: nhập khẩu hàng hoá kinh doanh hoặc tiêu dùng
• E31: Nhập khẩu nguyên liệu, vật tư phục vụ sản xuất hàng xuất khẩu.
• G11 Tạm nhập hàng hóa để tái xuất theo loại hình tạm nhập – tái xuất. 

Việc lựa chọn sai mã loại hình, chẳng hạn sử dụng A11 thay vì E31, có thể khiến thông tin trên tờ khai hải quan không phù hợp với mục đích thực tế của lô hàng và có thể dẫn đến việc bị kiểm tra, xem xét thêm hoặc phải sửa đổi tờ khai.

Cập nhật quy định: Theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 1/7/2026), trường hợp cơ quan hải quan đã ban hành hướng dẫn phân loại có tính ràng buộc, chẳng hạn như kết quả xác định trước mã số, công văn chính thức hoặc quyết định xử phạt trước đó, nhưng doanh nghiệp vẫn tiếp tục khai báo cùng loại hàng hóa với mã HS không chính xác, sai sót này có thể không còn được xem là vi phạm hành chính thông thường. Thay vào đó, hành vi có thể bị xử lý theo hướng trốn thuế, với mức phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn.

2.3. Khai sai trị giá hải quan (khai thiếu/ xác định chưa đúng các khoản phải cộng) 

Trị giá hải quan là cơ sở để xác định số thuế nhập khẩu và các khoản thuế phải nộp. Sai sót về trị giá hải quan thường xảy ra khi doanh nghiệp không tính đầy đủ các khoản cộng hoặc khoản trừ theo quy định. Tùy thuộc vào thời điểm phát hiện sai lệch, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh trị giá đã khai báo hoặc giải trình với cơ quan hải quan trong quá trình kiểm tra.

Một số lỗi phổ biến gồm:

• Khai thấp trị giá hàng hóa: Khai giá trị thấp hơn giá thực tế phải thanh toán.
• Bỏ sót các khoản phải cộng: Không tính đầy đủ cước vận chuyển, bảo hiểm, phí bản quyền hoặc các khoản chi phí khác thuộc trị giá tính thuế theo quy định.(ví dụ: áp dụng sai điều kiện Incoterms như FOB và CIF).
• Áp dụng sai tỷ giá: Áp dụng tỷ giá đã cũ hoặc không phải tỷ giá chính thức tại thời điểm khai báo.
• Không thống nhất về chứng từ: Trị giá khai báo không khớp với hóa đơn, hợp đồng, packing list hoặc các chứng từ liên quan.

2.4. Sai thông tin doanh nghiệp và thông tin lô hàng 

Thông tin của người xuất khẩu, người nhập khẩu và các bên liên quan cần thống nhất với chứng từ thương mại và hồ sơ hải quan. Mặc dù phần lớn các lỗi này xuất phát từ việc nhập liệu, doanh nghiệp vẫn cần điều chỉnh để đảm bảo tính nhất quán của hồ sơ trước khi chuyển sang các bước xử lý tiếp theo.

Các lỗi thường gặp bao gồm:

• Thông tin doanh nghiệp không chính xác: Sai tên pháp nhân, mã số thuế hoặc địa chỉ đăng ký.
• Thông tin giữa các bên không thống nhất: Thông tin về người xuất khẩu, nhập khẩu, người gửi hoặc người nhận không trùng khớp.
• Sai thông tin nhận diện lô hàng: Nhập sai số container, số seal, thông tin tàu/ chuyến bay hoặc mã cảng xếp/ dỡ.

2.5. Mô tả hàng hóa không chính xác hoặc sai lệch về số lượng

Mô tả hàng hóa phải thể hiện chính xác bản chất và đặc điểm của sản phẩm. Nếu thông tin được khai báo quá chung chung hoặc không đầy đủ, cơ quan hải quan sẽ khó xác minh mã HS hoặc các chính sách quản lý thương mại áp dụng. Điều này có thể dẫn đến việc tạm dừng xử lý hồ sơ, yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.

Một số lỗi thường gặp gồm:

• Sai số lượng hoặc đơn vị tính: Khai sai số lượng hoặc nhầm giữa các đơn vị đo lường (ví dụ: nhầm trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bao bì, nhầm thùng carton và sản phẩm đơn lẻ).
• Mô tả hàng hóa quá chung chung: Sử dụng các mô tả không cụ thể như “phụ tùng máy móc”, “hóa chất” hoặc “quần áo” thay vì tên thương mại và mô tả chi tiết của hàng hoá.
• Thiếu thông số kỹ thuật: Không khai báo các thông tin cần thiết như tên thương hiệu, mã model, thành phần vật liệu hoặc thông số kỹ thuật để phân biệt các mặt hàng thuộc diện quản lý.

2.6. Thiếu, không đầy đủ hoặc không thống nhất chứng từ

Tùy thuộc vào loại hình xuất nhập khẩu và đặc điểm của hàng hóa, một bộ hồ sơ hải quan thông thường có thể bao gồm:

• Hợp đồng mua bán (Sales Contract).
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói (Packing List).
• Vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không (Bill of Lading/Air Waybill).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu áp dụng.
• Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành đối với hàng hóa thuộc diện quản lý.

Việc thiếu chứng từ hoặc thông tin không thống nhất giữa các chứng từ, chẳng hạn khác nhau về tên hàng, số lượng, trị giá hoặc điều kiện giao hàng, có thể khiến quá trình thông quan bị chậm trễ. Doanh nghiệp có thể phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ trước khi cơ quan hải quan cho phép thông quan và giải phóng hàng.

Thiếu hoặc sai chứng từ có thể ảnh hưởng đến quá trình khai báo hải quan. 

Xem thêm: Vận đơn là gì? Phân loại, công dụng và nội dung 

2.7. Khai báo không đúng thời điểm 

Tờ khai hải quan tại Việt Nam phải được đăng ký trong thời hạn theo quy định pháp luật, tùy thuộc vào loại hàng hóa và hình thức xuất nhập khẩu. Việc không tuân thủ đúng thời hạn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch thông quan, làm phát sinh chi phí hoặc dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính.

Cụ thể, đối với hàng nhập khẩu, tờ khai có thể được đăng ký trước ngày hàng đến cửa khẩu và chậm nhất trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu. Đối với hàng xuất khẩu, tờ khai được đăng ký sau khi hàng hóa đã được tập kết tại địa điểm đã thông báo và chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Riêng hàng hóa xuất khẩu qua dịch vụ chuyển phát nhanh, thời hạn này là 2 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.

Một số tình huống doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Đăng ký khi chưa đủ điều kiện: Ví dụ, doanh nghiệp thực hiện khai báo hàng xuất khẩu khi hàng chưa được tập kết tại địa điểm đã thông báo. Điều này có thể khiến tờ khai chưa đáp ứng điều kiện đăng ký theo quy định.
• Không theo dõi thời hạn khai báo: Ví dụ, nếu hàng nhập khẩu đến cửa khẩu vào ngày 1/9, doanh nghiệp cần hoàn tất việc đăng ký tờ khai chậm nhất vào ngày 1/10. Việc bỏ lỡ thời hạn có thể ảnh hưởng đến tiến độ xử lý và kế hoạch nhận hàng.
• Không hoàn tất thủ tục trong thời hạn hiệu lực: Sau khi đăng ký, tờ khai có giá trị làm thủ tục hải quan trong 15 ngày. Doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn này để tránh phải xử lý lại hồ sơ hoặc phát sinh các vấn đề liên quan.
• Bỏ sót thời hạn riêng của từng loại hình: Một số trường hợp như tạm nhập tái xuất, kho ngoại quan hoặc các loại hình đặc thù khác có thể áp dụng thời hạn riêng. Doanh nghiệp cần quản lý các mốc thời gian này để tránh phát sinh nghĩa vụ thuế, yêu cầu điều chỉnh hồ sơ hoặc xử phạt tùy theo từng trường hợp.

Cập nhật quy định: Theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 1/7/2026), việc nộp hồ sơ, chứng từ thủ tục quá thời hạn có thể bị phạt từ 500.000 đồng đến 10.000.000 đồng cho mỗi hành vi vi phạm đối với tổ chức. Mức phạt áp dụng đối với cá nhân bằng 50% mức phạt đối với tổ chức. 

3. Hậu quả khi khai báo hải quan sai sót

Chỉ một sai sót trên tờ khai hải quan cũng có thể kéo theo nhiều vấn đề về vận hành và tài chính cho doanh nghiệp:

• Kéo dài thời gian thông quan và ảnh hưởng kế hoạch giao hàng: Nộp bổ sung chứng từ và sửa đổi tờ khai có thể làm kéo dài thời gian thông quan, từ đó ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và lịch giao hàng.
• Phát sinh thêm chi phí và khối lượng công việc: Các chi phí như phí lưu container (demurrage), phí lưu kho hoặc phí lưu bãi có thể phát sinh nếu hàng hóa bị giữ lại trong thời gian doanh nghiệp bổ sung hoặc khai lại hồ sơ.
• Truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính: Nếu sai sót trong quá trình thông quan làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp hoặc vi phạm các quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể bị ấn định/truy thu thuế, phải nộp bổ sung thuế hoặc chịu phạt vi phạm hành chính.
• Rủi ro kiểm tra trong các lô hàng tiếp theo: Việc khai báo sai sót thường xuyên có thể ảnh hưởng đến mức độ tuân thủ của doanh nghiệp, làm tăng khả năng bị phân loại rủi ro cao, chuyển luồng kiểm tra thực tế và kiểm tra hồ sơ chặt chẽ hơn đối với các lô hàng sau.

Cập nhật quy định: Khung xử phạt trong lĩnh vực hải quan của Việt Nam đã được cập nhật từ ngày 1/7/2026 theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP, thay thế Nghị định 128/2020/NĐ-CP. Quy định mới phân định rõ hơn giữa sai sót không cố ý và hành vi không tuân thủ có tính lặp lại hoặc cố ý.

Một mặt, các lỗi khai báo không làm ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp sẽ không còn bị xử phạt, giúp giảm đáng kể rủi ro đối với các doanh nghiệp có khối lượng tờ khai lớn. Mặt khác, nếu sai sót dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp, mức phạt có thể từ 10–20% số tiền thuế thiếu. Trường hợp doanh nghiệp tiếp tục khai sai mã HS hoặc mức thuế suất, đặc biệt khi cơ quan hải quan đã có hướng dẫn chính thức trước đó, hành vi này có thể bị xem xét là trốn thuế, với mức phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn.

Tuy nhiên, doanh nghiệp thực hiện tự khai bổ sung, điều chỉnh trong vòng 60 ngày kể từ ngày thông quan và trước khi có quyết định kiểm tra có thể được hưởng phạm vi miễn xử phạt rộng hơn theo quy định mới.

Kiểm tra thực tế hàng hóa khi phát hiện sai sót trong khai báo hải quan. 

Xem thêm: Quản lý kho hàng hiệu quả: Nâng cao kiểm soát & tối ưu chi phí 

4. Cách giảm thiểu rủi ro và khi nào nên hợp tác với đơn vị thông quan chuyên nghiệp?

Phần lớn các sai sót nêu trên đều bắt nguồn từ ba nguyên tắc quan trọng:

• Đối chiếu kỹ mọi chứng từ trong bộ hồ sơ trước khi thực hiện khai báo.
• Kiểm tra mã HS và mã loại hình dựa trên hàng hóa thực tế thay vì sao chép thông tin từ các lô hàng trước.
• Cập nhật thường xuyên biểu thuế, các quy định mới và thời hạn khai báo.

Khi những nguyên tắc này được xây dựng thành một quy trình kiểm tra nhất quán trước khi khai báo, doanh nghiệp có thể phát hiện và xử lý phần lớn sai sót trước khi hồ sơ được gửi đến cơ quan hải quan.

Tuy nhiên, thách thức nằm ở việc duy trì tính nhất quán qua từng lô hàng, đặc biệt khi danh mục sản phẩm thay đổi, quy định được cập nhật trong quá trình thực hiện, hoặc đội ngũ phụ trách thông quan đồng thời phải xử lý nhiều công việc khác như mua hàng, điều phối logistics và các hoạt động vận hành khác.

Đây là lúc việc hợp tác với đơn vị cung cấp dịch vụ thông quan chuyên nghiệp có thể tạo ra sự khác biệt. Không phải vì đội ngũ nội bộ không thể tự thực hiện, mà bởi các đơn vị chuyên nghiệp xử lý hàng trăm lô hàng mỗi tháng, đồng thời có hệ thống, cơ chế theo dõi thay đổi pháp lý và kinh nghiệm nhận diện các mẫu sai sót mà đội ngũ nội bộ có thể bỏ sót khi chịu áp lực về thời gian.

Thách thức này trở nên đáng lưu ý hơn kể từ tháng 7/2026. Theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP, khung xử phạt mới phân biệt rõ hơn giữa sai sót không cố ý và hành vi không tuân thủ mang tính lặp lại. Điều này đồng nghĩa với việc nếu không có bộ phận chuyên trách theo dõi và cập nhật quy định, doanh nghiệp có thể không nhận ra khi một sai sót khai báo thông thường đã chuyển thành hành vi có nguy cơ bị xử phạt, thậm chí có thể bị xem xét là trốn thuế. 

Đối với những doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa chuyên biệt như thực phẩm, hóa chất, thiết bị y tế hoặc các mặt hàng yêu cầu giấy phép, kiểm dịch và chứng từ chuyên ngành, mức độ phức tạp của thủ tục thường là lý do đủ để doanh nghiệp cân nhắc hợp tác với một đối tác thông quan chuyên nghiệp.

Hợp tác với đơn vị thông quan chuyên nghiệp để giảm thiểu rủi ro

Xem thêm: Dịch vụ giao nhận vận tải SG Sagawa Vietnam - Đưa hàng hóa của bạn đến khắp nơi trên thế giới 

5. SG Sagawa Vietnam: Đối tác khai báo hải quan của bạn

SG Sagawa Vietnam cung cấp dịch vụ hỗ trợ thông quan trọn gói, giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng về thủ tục và quy trình:

• Kiểm tra trước khi khai báo và kiểm soát chứng từ: Chúng tôi đối chiếu hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, hợp đồng và chứng từ xuất xứ để đảm bảo tính nhất quán trước khi hồ sơ được nộp, từ đó phát hiện sớm những sai lệch có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giữ hoặc phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
• Tư vấn mã HS và phân loại hàng hóa: Chúng tôi xác định mã HS và các yêu cầu quản lý chuyên ngành phù hợp dựa trên đặc tính thực tế của hàng hóa, thay vì sử dụng lại dữ liệu từ các lô hàng trước.
• Tư vấn ưu đãi thuế quan theo FTA: Chúng tôi hỗ trợ kiểm tra lô hàng có đủ điều kiện hưởng mức thuế ưu đãi theo các hiệp định thương mại tự do (FTA) hay không, bao gồm yêu cầu về xuất xứ và chứng từ liên quan, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các ưu đãi thuế quan hiện có.
• Khai báo và theo dõi quá trình thông quan: Chúng tôi thực hiện khai báo, theo dõi tình trạng thông quan và phối hợp trực tiếp với cơ quan hải quan khi có yêu cầu bổ sung, điều chỉnh hoặc giải trình hồ sơ.
• Theo dõi tuân thủ quy định: Trước những thay đổi quan trọng như Nghị định 169/2026/NĐ-CP, vốn đang làm thay đổi đáng kể khung xử phạt, đội ngũ của chúng tôi chủ động theo dõi và cập nhật các yêu cầu mới để đảm bảo hồ sơ khai báo của doanh nghiệp luôn tuân thủ quy định. Khi cần điều chỉnh, chúng tôi hỗ trợ thực hiện trong thời hạn được pháp luật cho phép, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị xử phạt. 

SG Sagawa Vietnam - Đối tác khai báo hải quan đáng tin cậy của doanh nghiệp

Không chỉ cung cấp dịch vụ thông quan, SG Sagawa Vietnam còn cung cấp giải pháp logistics tích hợp, bao gồm vận tải quốc tế và nội địa, kho bãi và giao nhận hàng hóa. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung các hoạt động trong chuỗi cung ứng thông qua một đầu mối duy nhất.

Bạn muốn đơn giản hóa quy trình thông quan? Liên hệ với chúng tôi để trao đổi về cách đội ngũ SG Sagawa Vietnam có thể hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

• Email: contact@sgh-global.com
• Hotline: 1900545596
• Website: https://www.sagawa-vtm.com.vn/
• Facebook: https://www.facebook.com/SagawaVietnam

Có thể bạn quan tâm: 

• Các công ty logistics hoạt động như thế nào? Tiêu chí chọn đối tác uy tín 
• Gửi hàng đi Nhật Bản: Thủ tục, thời gian, cước phí 
• Công ty vận tải Bắc Nam: Tiêu chí chọn và giải pháp tối ưu